Transformar um serviço prestado tradicionalmente de forma presencial em uma experiência digital moderna, intuitiva e segura é uma tarefa desafiadora. Essa foi a realidade enfrentada pelo 1º Tabelionato de Notas e Protestos de Joinville.
A cidade conta com outros tabelionatos que oferecem serviços similares e os cidadãos podem escolher onde lavrar seus atos notariais. Por isso é importante a diferenciação dos serviços por meio de qualidade, agilidade e inovação.
O tabelionato reconhecia que o modelo tradicional de atendimento presencial não era mais suficiente para atender às expectativas dos clientes. O grande fluxo de pessoas muitas vezes aumenta o tempo de espera e gera insatisfação. Além disso, a percepção dos cidadãos de que cartórios são locais burocráticos reforçava a necessidade de mudança.
Nesse contexto, o objetivo era claro: modernizar o atendimento, digitalizar processos e criar uma experiência que valorizasse o tempo do cidadão.
“Queríamos nos posicionar como um cartório que valoriza o tempo do cidadão, oferecendo serviços online com rapidez e segurança”, explica Guilherme Gaya, tabelião titular do 1º Tabelionato de Notas e Protestos de Joinville.
Principais assuntos desta postagem:
Cartório: principais desafios da transformação digital nos mercados tradicionais
Busca por diferenciação
Joinville possui um mercado notarial competitivo, com múltiplas serventias disputando a preferência dos cidadãos. Essa realidade exige que cada cartório busque diferenciais e ofereça não apenas serviços de qualidade, mas também uma melhor experiência ao cidadão.
Entretanto, como Gaya pontua, “Nós não podemos fazer propaganda tradicional devido às restrições legais, o que torna ainda mais desafiador construir uma presença que seja reconhecida pela sociedade”.
Então o desafio está em buscar meios de se diferenciar e oferecer uma melhor experiência ao cidadão.
Site desatualizado e ineficiente
Antes do projeto, o site do tabelionato era uma barreira ao invés de um facilitador. Com design ultrapassado e navegação pouco intuitiva, ele não atendia às necessidades dos cidadãos. Como deveria ser esse site para facilitar o atendimento e engajar o cidadão?
“O site era basicamente um repositório de informações, mas não agregava valor nem otimizava processos. Muitas vezes, as pessoas preferiam ligar ou comparecer presencialmente.”, conta Gaya.
Sobrecarga operacional
O grande fluxo de pessoas diariamente no cartório não era apenas um desafio logístico, mas também um fator de insatisfação para os cidadãos. Muitos precisavam retornar múltiplas vezes para concluir um ato notarial, devido à falta de conhecimento e possibilidade de acesso fácil à informação.
“Havia muita dependência de contato telefônico. Essa situação não apenas atrasava os processos, mas também exigia mais atendentes”, reflete o tabelião.
Cultura de atendimento presencial
Mesmo com a possibilidade de digitalização, muitos cidadãos ainda optam por meios tradicionais. “Existe uma percepção generalizada de que cartórios são burocráticos e lentos. Essa mentalidade dificulta a transição para o digital, pois as pessoas tendem a repetir o que já conhecem”, observa Gaya.
Temos o desafio de conscientizar e educar o cidadão quanto ao uso dos serviços do cartório pelos meios digitais.
Limitações de recursos e conhecimento
Embora o tabelionato estivesse disposto a investir em inovação, faltava expertise interna para conduzir essa transformação. “Nós sabíamos que precisávamos mudar, mas não tínhamos o conhecimento ou as ferramentas. Foi por isso que buscamos um parceiro estratégico que nos ajudasse nessa jornada”, conta Gaya.
Por que a Motor Consultoria de Estratégia e Marketing?
O processo de escolha da Motor foi um ponto fundamental para o sucesso do projeto. Guilherme Gaya explica: “Estávamos em busca de uma empresa que não apenas entregasse soluções digitais, mas que entendesse profundamente a complexidade do nosso setor. Precisávamos de uma parceria que nos ajudasse a superar desafios específicos e que tivesse uma abordagem consultiva, e não apenas operacional”.
Durante o processo de seleção, o tabelionato avaliou outras empresas que ofereciam serviços similares. No entanto, a parceira destacou-se por sua experiência em projetos personalizados e pela habilidade de compreender as necessidades exclusivas de cada cliente. A Motor apresentou um portfólio robusto e demonstrou uma compreensão clara sobre como transformar a presença digital em uma ferramenta estratégica.
Outro fator determinante foi o foco em criar soluções que não apenas melhorassem a experiência do usuário, mas também otimizassem os processos internos do tabelionato.
“Houve um momento durante as reuniões iniciais em que percebi que eles estavam tão comprometidos com o projeto quanto nós. Eles não apenas ouviam nossas dores, mas traziam ideias concretas e viáveis para solucioná-las”, conta o tabelião.
O diferencial da Motor também estava na sua metodologia. A consultoria iniciou o projeto com um análise aprofundada do negócio, que envolveu comparações com referências nacionais e locais, além de entrevistas detalhadas com a equipe do cartório. “Outras empresas que avaliamos ofereceram soluções mais genéricas, enquanto a Motor se destacou pela abordagem personalizada, o que fez toda a diferença”, conclui Gaya.
A solução da Motor Consultoria de Estratégia e Marketing
- Diagnóstico detalhado: análise da presença digital do cartório, comparando com concorrentes locais e referências nacionais. O estudo revelou que o site estava muito aquém do esperado, com baixa usabilidade e alcance. Guilherme Gaya reflete: “Eu achava que nosso site estava razoável, mas os números mostraram o contrário. O diagnóstico foi um alerta para o quanto precisávamos melhorar”.
- Posicionamento estratégico: a mensagem “Cartório sem fila: serviços online porque valorizamos o seu tempo!” tornou-se o pilar central da comunicação. “Queremos ser reconhecidos pela modernidade e pela eficiência, sem abrir mão da segurança jurídica”, destaca o tabelião.
- Criação de um novo ambiente digital: desenvolvido para ser moderno, intuitivo e funcional, a entrega foi além de ser apenas um site, e sim um ambiente digital que permite que os cidadãos realizem atos notariais online com tranquilidade e segurança. O objetivo é facilitar o acesso aos valores dos serviços assim como às solicitações destes. Escrituras, procurações e certidões, por exemplo, podem ser solicitadas diretamente pelo site. “Agora, o cidadão consegue iniciar o processo de casa, o que reduz o tempo de espera no cartório”, explica Gaya.
- Projeto de comunicação: desenvolvimento de estratégias de marketing digital para educar o público sobre os benefícios dos serviços online. O blog do cartório passou a oferecer artigos informativos, ajudando a construir autoridade e confiança. “Preparamos textos técnicos e detalhados, com minha participação direta para garantir atenção a pontos sensíveis, como termos jurídicos e comerciais. Essa colaboração foi fundamental para criar conteúdo de qualidade”, comenta o tabelião.
- Treinamento e Integração: a Motor trabalhou diretamente com a equipe do cartório para garantir que o novo ambiente fosse compreendido e utilizado plenamente. Gaya comenta: “Não se trata apenas de criar um novo ambiente digital. A equipe precisou se adaptar a essa nova realidade aprendendo a utilizar a plataforma como uma extensão do trabalho cotidiano”.
Resultados alcançados
Considerando a estratégia do tabelionato de se posicionar e oferecer meio de contato ao cidadão pelos meios digitais, os resultados até o momento são muito satisfatórios.
- Melhora no desempenho do site
Do ponto de vista do Google, por onde a maioria das pessoas faz suas pesquisas, o desempenho do site é um fator determinante. Requisitos como velocidade, organização de estrutura de páginas, tempo de resposta, entre outros, atribuem uma pontuação aos sites, para representar a experiência do usuário naquele espaço digital. No caso do 1o Tabelionato, houve um incremento de mais 2,2 vezes nesta pontuação.
- Aumento no tráfego orgânico do site
O tráfego orgânico é muito importante para o tabelionato. Ele demonstra se os cidadão estão conseguindo encontrar o site quando fazem suas pesquisas na internet. Desde seu lançamento, o site já recebeu 11 mil novos usuários. E 73% deles chegaram por meio das buscas orgânicas.
Guilherme Gaya destaca: “No lançamento, já tivemos um aumento gigantesco de acessos, o que nos mostrou o quanto o público estava sedento por soluções digitais”.
Nos últimos 2 anos antes do lançamento da nova versão, pouco mais de 800 novos usuários acessaram o site, uma média de 35 ao mês. Após o lançamento, esse número já chega a mais de 1.500 novos acessos mensalmente.
- Captação de novos clientes
O novo site atraiu um perfil de cliente mais jovem e digital, que valoriza praticidade e modernidade. “Percebemos que novas gerações já preferem o meio digital, e isso é essencial para a sustentabilidade do nosso serviço no futuro”, afirma Gaya.
Interessante salientar também que agora é possível inclusive atender cidadãos que estão em outras cidades e estados, mas que precisam de algum ato notarial aqui da cidade. Já tivemos muitos acessos de São Paulo, Rio de Janeiro e Porto Alegre, por exemplo. Assim como de outros países.
- Posicionamento estratégico de mercado
O cartório consolidou-se como uma referência em modernização, destacando-se entre os concorrentes. A combinação de um site funcional e um projeto de conteúdo robusto ajudou a construir autoridade sem depender de propaganda paga, o que respeita as restrições legais do setor.
- Melhoria da imagem institucional
A percepção do público em relação ao cartório mudou. Comentários positivos nas avaliações do Google reforçam o impacto da transformação digital na experiência dos cidadãos. Antes visto como um serviço tradicional e burocrático, o tabelionato agora é reconhecido como uma instituição moderna, que valoriza o tempo e a confiança dos cidadãos.
“Hoje, os cidadãos veem nosso cartório como uma instituição moderna e confiável, o que era um dos nossos principais objetivos”, afirma o tabelião.
- Eficiência operacional
Com a digitalização de processos, houve uma redução significativa no volume de atendimentos presenciais para serviços que podem ser realizados online. Dessa maneira, a equipe do cartório foi capaz de focar em atividades mais complexas e de maior valor agregado. A parceria com a Motor trouxe uma nova perspectiva ao 1º Tabelionato de Notas e Protestos de Joinville. Internamente, a equipe passou a enxergar a tecnologia como uma oportunidade, e não como um desafio.
Essa mudança na cultura é um reflexo direto do trabalho da Motor, que ofereceu treinamento e suporte para facilitar a transição digital. Essa otimização dos recursos internos é um dos legados mais importantes da parceria.
“A digitalização não apenas melhorou a experiência do cidadão, mas também otimizou nossos recursos internos”, salienta Gaya.
O futuro da parceria
A parceria entre o 1º Tabelionato de Notas e Protestos de Joinville e a Motor Consultoria de Estratégia e Marketing está longe de ser concluída. Com base nos resultados alcançados até agora, novos projetos já estão sendo planejados para 2025 e além.
O próximo passo será aprofundar o trabalho nas mídias sociais, especialmente no Instagram, Facebook e LinkedIn. A produção de vídeos educativos e a criação de campanhas para engajar o público são prioridades para fortalecer a presença do cartório nessas plataformas.
Além disso, há planos para implementar novos recursos no site, como um sistema de autoatendimento ainda mais intuitivo. A ideia é permitir que os cidadãos realizem quase todas as etapas do processo online, para reduzir ainda mais a necessidade da presença física.
A atualização contínua do blog e a criação de materiais educativos também estão no horizonte. “A educação do público é uma missão contínua. Queremos garantir que as pessoas entendam como utilizar os serviços notariais de forma segura e eficiente, e isso passa por um conteúdo bem estruturado e relevante”, acrescenta o tabelião.
A Motor continuará a oferecer suporte estratégico e técnico para garantir que o cartório esteja sempre alinhado às melhores práticas do mercado digital. Essa parceria é vista como um elemento-chave para a sustentabilidade e o crescimento do tabelionato nos próximos anos.
Rumo ao futuro
A parceria entre o 1º Tabelionato de Notas e Protestos de Joinville e a Motor é um exemplo de como a inovação e a tecnologia podem transformar um setor tradicional. Com uma visão clara de futuro e uma parceria sólida, o tabelionato está construindo um modelo de atendimento que combina eficiência, modernidade e segurança jurídica.
O conceito de “Cartório sem fila” não é apenas um slogan, mas uma realidade em construção. O que já foi alcançado é notável, mas o potencial para o futuro é ainda maior.
Com o apoio estratégico da Motor, conhecimento técnico e a experiência em marketing, o tabelionato está preparado para liderar uma nova era no atendimento notarial e redefinir a relação entre o cartório e os cidadãos. “A Motor trouxe uma visão que nós não tínhamos. Eles nos ajudaram a enxergar o potencial do digital e como isso poderia transformar nosso relacionamento com os cidadãos. Mais do que um fornecedor, eles se tornaram verdadeiros parceiros na nossa jornada de modernização”.
