Administrar uma pequena ou média empresa (PME) pode ser desafiador, especialmente em um ambiente competitivo e dinâmico como é o mercado. Embora muitos possam pensar que geri-las é mais simples do que administrar uma grande empresa, isso nem sempre corresponde à realidade.
Este guia explora práticas e ferramentas e estratégias para gestão eficientes para planejar, executar e monitorar processos em PMEs. Continue a leitura!
Principais assuntos desta postagem:
Os desafios das PMEs
Pequenas e médias empresas têm menos clientes, transações e burocracia, mas, por outro lado, são mais vulneráveis a oscilações econômicas, mudanças tributárias e à perda de clientes importantes.
A sensibilidade do fluxo de caixa e a necessidade de otimizar cada recurso exigem a adoção de ferramentas e estratégias para gestão estruturadas que ajudem a manter a estabilidade e impulsionar o crescimento.
Os desafios enfrentados incluem a necessidade de tomar decisões rápidas, realizar o controle minucioso das finanças e a busca constante pela eficiência operacional. Para garantir que essas metas sejam alcançadas, ferramentas e métodos de planejamento, automação e análise são fundamentais.
Por que adotar ferramentas e estratégias para gestão estruturadas?
A falta de estrutura pode comprometer a sustentabilidade das PMEs, além de que oscilações do mercado e novas tributações, entre outros motivos, podem impactar diretamente os resultados e a estabilidade.
Diferentemente das grandes empresas, onde equipes dedicadas se encarregam de áreas específicas, nas PMEs é comum que os gestores precisem assumir diferentes funções. E sem o apoio de ferramentas adequadas, essa multifuncionalidade pode gerar sobrecarga e perda de desempenho.
A gestão eficiente permite que cada decisão seja tomada com base em dados concretos e não em achismos, o que reduz consideravelmente os riscos e potencializa resultados.
Além disso, PMEs são mais expostas a mudanças externas do que grandes empresas. Um pequeno ajuste na política tributária ou uma crise econômica pode comprometer drasticamente sua liquidez. Com estratégias bem definidas e ferramentas adequadas, é possível prever tais cenários e mitigar riscos.
Planejamento estratégico: definição da rota do negócio
O planejamento estratégico funciona como um mapa que orienta a empresa rumo à sua visão de futuro. Ele ajuda a alinhar expectativas entre os gestores e colaboradores, definindo objetivos claros e as iniciativas necessárias para alcançá-los.
Muitas PMEs cometem o erro de confiar apenas no orçamento anual, sem considerar metas mais amplas e alinhadas à estratégia de longo prazo. Um planejamento estratégico bem estruturado não é apenas uma questão de projeções financeiras, mas de criar uma rota que possa guiar decisões e evitar desvio de foco.
Sem um plano claro, as atividades podem se tornar desconectadas, o que impacta diretamente a performance e a rentabilidade. O planejamento estratégico alinha todos os setores da empresa em torno de uma visão comum, facilitando a tomada de decisões e o uso inteligente dos recursos.
Ferramentas para planejamento estratégico
Modelo de Negócios Canvas
Esta ferramenta visual permite estruturar o modelo de negócio em blocos, como proposta de valor, segmentos de clientes, fontes de receita e canais de distribuição.
O Canvas é ideal para brainstorming e para alinhar a visão da empresa. Ele ajuda a identificar oportunidades de melhoria e gargalos no processo de entrega de valor. Por exemplo, uma PME pode descobrir que está investindo muito em canais que não geram retorno adequado e reorientar seus esforços.
Outra vantagem do Canvas é que ele facilita a comunicação da estratégia para todos na organização. Quando cada colaborador entende o papel que desempenha no modelo de negócio, as chances de participarem das atividades com mais foco e atenção aumentam.
Análise SWOT
A matriz SWOT é utilizada para identificar Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Ela ajuda a analisar tanto o ambiente interno quanto o externo da empresa, permitindo que os gestores tracem uma estratégia que maximize as oportunidades e minimize os riscos. A SWOT pode ser aplicada periodicamente para avaliar mudanças nas condições de mercado e na posição competitiva.
Uma boa prática ao aplicar o método é envolver diferentes áreas no processo de construção para garantir que as perspectivas sejam diversas e abrangentes, o que gera insights mais profundos e aumenta a precisão das estratégias.
Balanced Scorecard (BSC)
O BSC é uma metodologia que traduz a estratégia em objetivos mensuráveis, distribuídos em quatro perspectivas: financeira, clientes, processos internos e aprendizado e crescimento.
Ferramentas de BSC pagas, por exemplo, ajudam a automatizar o monitoramento de indicadores-chave de desempenho (KPIs), mas também é possível criar um BSC básico usando planilhas com acompanhamento manual.
O acompanhamento constante dos KPIs definidos pelo BSC permite que os gestores corrijam o rumo rapidamente caso as metas não estejam sendo alcançadas.
Ao adotar essas ferramentas, as PMEs conseguem definir um rumo claro e acompanhar o progresso das metas, ajustando as iniciativas conforme o ambiente de negócios muda.
Gestão financeira: manutenção da saúde do caixa
Manter um controle rigoroso das finanças é importante para evitar crises de liquidez e garantir que a empresa tenha recursos para investimentos e despesas recorrentes. Uma boa gestão financeira permite que os gestores tomem decisões embasadas, o que consequentemente reduz riscos e aumenta a previsibilidade dos resultados.
Além disso, ajuda a manter uma reserva de emergência e a planejar investimentos futuros. Para saídas financeiras inesperadas, uma gestão de caixa eficiente evita que a empresa entre em crise.
PMEs são particularmente vulneráveis a dificuldades financeiras, pois a perda de um cliente ou um aumento inesperado de custos pode comprometer o fluxo de caixa.
Para evitar esses problemas, é fundamental adotar métodos que possibilitem previsão e controle financeiro. E esse tipo de medida significa ir além do simples registro de despesas e receitas, para incorporar análises que permitam enxergar tendências, prever períodos de baixa liquidez e planejar investimentos de forma segura.
Ferramentas de gestão financeira
Controle de Fluxo de Caixa
O fluxo de caixa é a ferramenta que registra todas as entradas e saídas de dinheiro. Ele permite que os gestores monitorem se a empresa tem liquidez suficiente para honrar suas obrigações.
Além de ajudar a prever períodos de baixa receita, também possibilita ajustes rápidos nas estratégias financeiras, como renegociação de prazos com fornecedores ou ajustes nas metas de vendas.
Um fluxo de caixa bem gerido não apenas garante a sobrevivência do negócio em tempos de crise, mas também cria oportunidades de investimento em períodos mais favoráveis. Ele pode ser gerenciado manualmente em planilhas, como o Excel, ou por meio de sistemas automatizados, como ContaAzul e Omie, que oferecem previsão de fluxo de caixa e integração bancária.
Demonstração de Resultado do Exercício (DRE)
A DRE é um relatório contábil que evidencia o lucro ou prejuízo de um período, discriminando receitas, custos e despesas. Esse relatório é fundamental para a análise da rentabilidade e para avaliar a eficiência operacional.
Softwares de gestão, como o Bling, podem gerar DREs automáticas. A vantagem da DRE é que ela oferece uma visão clara do resultado operacional da empresa, possibilitando ajustes rápidos caso os custos estejam subindo mais rapidamente que as receitas.
Automação de processos: otimização do tempo e redução de erros
Automatizar processos operacionais possibilita que os gestores e colaboradores foquem em atividades mais estratégicas e de alto valor. Desde a gestão de vendas até o controle de projetos, fazer isso reduz o risco de erros humanos e melhora a produtividade. Conheça, a seguir, alguns exemplos desse tipo de ferramenta.
Ferramentas de automação
CRM (Customer Relationship Management)
Sistemas de CRM são ferramentas que ajudam a gerenciar o relacionamento com clientes e acompanhar o funil de vendas. Um bom CRM é capaz de armazenar todo o histórico de interações, oferecer lembretes de follow-ups e possibilitar ainda uma melhor previsão de vendas.
- HubSpot CRM: ajuda a organizar leads, contatos e oportunidades de vendas. Sua versão gratuita oferece funções básicas de rastreamento de e-mails, agendamento de tarefas e relatórios de desempenho.
- Pipedrive: focado em vendas, disponibiliza automação do funil e relatórios detalhados para otimizar o desempenho da equipe comercial. É uma ferramenta bem interessante para equipes que buscam otimizar o ciclo de vendas e reduzir o tempo entre o contato inicial e o fechamento.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Os sistemas ERP integram diferentes áreas da empresa em um único ambiente, o que significa que áreas como estoque, financeiro, compras e vendas podem ser gerenciadas de forma totalmente integrada.
- Bling: simples e eficaz para controle financeiro, estoque e emissão de notas fiscais. Com uma interface intuitiva, é uma solução popular entre pequenos empreendedores que precisam otimizar o controle operacional.
- ContaAzul: oferece controle de receitas, despesas, fluxo de caixa e pagamentos em tempo real, além de emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFS-e) de forma automatizada.
- Omie: além da gestão financeira, com controle de fluxo de caixa, contas a pagar e receber, o Omie automatiza a emissão de notas fiscais e boletos.
Gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos permite planejar, executar, monitorar e finalizar tarefas de forma organizada, evitando atrasos e promovendo um uso mais eficiente dos recursos. Quando eles são bem administrados, a equipe trabalha de forma alinhada, os riscos são minimizados e a produtividade aumenta significativamente.
Ferramentas adequadas de gestão de projetos podem facilitar a divisão de tarefas, melhorar a comunicação e garantir que todos os envolvidos estejam cientes de suas responsabilidades e prazos.
- Jira: muito utilizado por equipes ágeis, oferece funcionalidades para controle de sprints, backlog e acompanhamento de bugs.
- Trello: simples e visual, organiza tarefas em quadros e cards. Sua versão gratuita é bem interessante para equipes que desejam praticar um gerenciamento mais leve e flexível.
- Kanbanize: baseado na metodologia Kanban, garante uma gestão mais simples sobre projetos complexos, o que ajuda na identificação de gargalos e otimização de fluxos de trabalho.
Gestão de equipes: em busca de uma cultura organizacional forte
Com a adoção de tecnologias e ferramentas digitais, o trabalho remoto e híbrido tornou-se mais comum – e as PMEs precisam estar preparadas para integrar equipes dispersas geograficamente.
Essas ferramentas são coringas não apenas porque facilitam o trabalho diário, mas também porque ajudam a criar um ambiente mais colaborativo, onde as pessoas se sentem valorizadas e conectadas à missão da empresa.
Para as PMEs que desejam integrar diferentes gerações e manter o engajamento lá em cima, o segredo está em adaptar práticas tradicionais de gestão ao contexto digital, sem abrir mão do toque humano.
Plataformas de comunicação
- Slack: facilita a comunicação em tempo real entre equipes, seja por meio de mensagens instantâneas, videoconferências ou canais temáticos.
- Microsoft Teams: Integra reuniões virtuais, compartilhamento de arquivos e colaboração em tempo real.
Plataformas de recrutamento e seleção
- Gupy e Kenoby: automatizam processos de recrutamento e seleção, desde a triagem de currículos até entrevistas online e testes comportamentais. Sua utilização torna o processo mais ágil e melhora a assertividade nas contratações.
Análise e monitoramento: medição do desempenho
Monitorar e medir o desempenho organizacional é muito importante para ajustar estratégias e melhorar a performance ao longo do tempo. Em uma PME, onde os recursos acabam sendo mais limitados do que em grandes corporações, o monitoramento é decisivo para identificar o que funciona e o que precisa ser ajustado.
Uma análise baseada em dados ajuda a tomar decisões mais acertadas, eliminar desperdícios e maximizar a eficiência. E isso impacta não apenas o lado financeiro, mas também o desempenho de equipes, processos operacionais e estratégias de marketing.
Ferramentas para análise e monitoramento
- Google Analytics: ferramenta para empresas que possuem presença online. O Google Analytics fornece dados detalhados sobre o tráfego do site, incluindo número de visitantes, páginas mais acessadas, tempo de permanência e taxas de conversão. Essas informações ajudam a entender o comportamento do usuário e otimizar o site para melhorar os resultados.
- Power BI e Tableau: plataformas de Business Intelligence (BI) que criam dashboards interativos com visualizações dinâmicas. Permitem integrar dados de diferentes fontes (vendas, marketing, financeiro, etc.) e transformá-los em insights acionáveis.
- Google Data Studio: ideal para criar relatórios personalizados e consolidar informações de várias fontes em um único dashboard. Pode ser integrado com outras ferramentas, como Google Ads e YouTube Analytics, o que facilita o monitoramento de campanhas digitais.
Indicadores de Desempenho (KPIs)
Além das ferramentas e estratégias para gestão, é importante definir os KPIs (Key Performance Indicators) que serão monitorados. Eles variam de acordo com o tipo de negócio e os objetivos estratégicos, mas alguns exemplos comuns incluem:
- Financeiros: margem de lucro, retorno sobre o investimento (ROI), ticket médio.
- Operacionais: tempo médio de entrega, taxa de defeitos, produtividade por funcionário.
- Comerciais: taxa de conversão, crescimento do número de clientes e satisfação do cliente (NPS), por exemplo.
Ferramentas e estratégias para gestão como alicerces para o sucesso
A adoção de ferramentas e estratégias para gestão estruturadas é uma forte recomendação para todas as PMEs que desejam crescer de forma sustentável e competitiva.
Desde o planejamento estratégico até o monitoramento de resultados, cada etapa do processo de gestão e controle pode ser otimizada com o uso de tecnologias e práticas certas.
Essas soluções serão responsáveis por permitir uma visão mais clara do negócio, direcionar tomada de decisões e aumentar a eficiência operacional. Mais do que isso, podem ajudar a construir uma cultura organizacional forte e desenvolver equipes para superar desafios do futuro.
Para explorar ainda mais esse tema, convidamos você a assistir o nosso episódio do podcast “Ferramentas e estratégias para Gestão de PMEs”, que conta com a participação especial de Sérgio Roberto Cochela, empreendedor da área de tecnologia e inovação.
